SharePoint alerts là thông báo qua email được gửi đến người dùng SharePoint khi có điều gì đó thay đổi trong (list) danh sách hoặc thư viện (library). Bạn có thể tạo cảnh báo cho:
- Toàn bộ danh sách (List) hoặc thư viện (library)
- Folder, file, hay list item
Tuy nhiên, alerts không cung cấp khả năng gửi thông báo cho những thay đổi ở cột (column).
Notification rules: là cách đơn giản để tạo quy tắc để gửi thông báo về những thay đổi xảy ra trong danh sách (list), hay trong từng column (cột)
Bài lab hướng dẫn tạo Alert và Rules trong Sharepoint Online
- Gồm các bước thực hiện:
- Tạo Alert
- Tạo Rules
Task 1. Tạo Alert
- Tại Site tên của bạn, chọn List Hosonhanvien (Nếu chưa có bạn hãy tạo list với các thông tin như trong hình)
- Tại list Hosonhanvien, trên thanh công cụ chọn … chọn Alert me
3. Cửa sổ Alert me when items change, để các option mặc định ấn OK
4. Thực hiện tạo thêm hosonhanvien, hay xóa một hosonhanvien, check mail bằng outlook kiểm tra xem có nhận được Alert không?
Task 2. Tạo Rules
- Tại Site tên của bạn, chọn List Hosochuyengia
- Tại list Hosochuyengia, trên thanh công cụ chọn Automate, chọn Rules, cho Create a Rules.
- Cửa sổ Create a Rule chọn A new item is created
4. Cửa sổ Create a Rule, trong phần Send Email to chọn Me, ấn Create
5. Tương tự tại list Hosochuyengia, trên thanh công cụ chọn Automate, chọn Rules, cho Create a Rules.
6. Cửa sổ Create a Rule chọn A Column Changes
7. Cửa sổ Create a Rule, Trong phần Choose a column chọn Namsinh, trong phần Send Email to chọn Me, ấn Create.
8. Tiếp tục tạo những rule khác khi có yêu cầu
Hoàn Tất Bài Lab
Mr-CTL